Como escrever um e-mail em inglês, com exemplos para copiar

Para escrever um e-mail em inglês, use seis partes: um assunto claro, uma saudação com o nome da pessoa (“Dear Ms. Smith,” ou “Hi Sarah,”), uma frase dizendo por que você está escrevendo (“I'm writing to…”), os detalhes em parágrafos curtos, um pedido claro e um encerramento educado (“Kind regards,” e o seu nome). Frases curtas. O inglês de e-mail de hoje é simples, não rebuscado.

O erro mais comum de brasileiros não é de gramática: é traduzir as fórmulas do e-mail em português. “Venho por meio deste”, “fico no aguardo” e “qualquer dúvida, estou à disposição” não têm tradução direta, e ao pé da letra soam estranhas em inglês. Abaixo estão as partes, as frases que funcionam de verdade e cinco exemplos para copiar.

As 6 partes de um e-mail em inglês

1. Assunto (subject line). Curto e concreto: Question about invoice 2291, Meeting request: Q3 budget. Nada de “Oi” ou “URGENTE!!!”.
2. Saudação. Num e-mail formal, Dear Mr. Lee, ou Dear Ms. Smith, com o sobrenome. Se vocês já se tratam pelo nome, Hi Ana, ou Hello Ana,. Se não sabe quem vai ler: Dear Hiring Manager, ou Hello,.
3. O motivo, em uma frase. I'm writing to ask about…, I'm writing to follow up on…. A pessoa precisa saber na primeira linha o que você quer.
4. Os detalhes. Um ou dois parágrafos curtos. Datas, valores, nomes de arquivos.
5. O pedido. Um só, claro: Could you send me the updated contract by Friday?
6. Encerramento e assinatura. Kind regards, ou Best regards, e, na linha de baixo, seu nome completo, cargo e empresa.

Detalhe de formato: em inglês a saudação termina com vírgula (Dear Ms. Smith,), e Ms. serve para qualquer mulher, casada ou não.

Frases do português que não se traduzem ao pé da letra

E atenciosamente em inglês? A opção segura é Kind regards,. Sincerely, existe, mas hoje aparece mais em cartas muito formais e cartas de apresentação. Hugs (abraços) só para amigos e família.

Formal, natural e informal demais

Muitos brasileiros escrevem e-mails em inglês mais formais do que o necessário, porque é assim que se escreve um e-mail formal em português. O resultado soa frio ou antiquado, não mais educado.

A coluna do meio é a que você quer quase sempre.

Exemplo 1: pedir uma informação

Subject: Question about your shipping options

Dear Ms. Carter,

I'm writing to ask about your shipping options to Brazil. We would like to order 200 units in June.

Could you send me the delivery times and costs?

Thank you in advance.

Kind regards,
Juliana Rocha
Purchasing Analyst, Vale Verde Alimentos

Exemplo 2: fazer follow-up quando ninguém responde

Subject: Following up: proposal sent on May 6

Hello Mr. Davis,

I'm following up on the proposal I sent on May 6. I know you're busy, so I just wanted to check if you had a chance to review it.

I'm happy to answer any questions or set up a quick call this week.

Best regards,
Rafael Costa

Evite “Did you read my email?”: soa como cobrança. I just wanted to check if you had a chance to… diz a mesma coisa com educação.

Exemplo 3: marcar uma reunião

Subject: Meeting request: website launch

Dear Ms. Patel,

I'm writing to ask for a 30-minute meeting to review the website launch plan. Would Tuesday or Wednesday afternoon work for you?

I've attached the current timeline so you can take a look before we meet.

Kind regards,
Camila Duarte

Exemplo 4: responder um recrutador

Subject: Re: Backend Developer position

Hi Rachel,

Thank you for reaching out. I'm interested in the Backend Developer position and would be happy to talk.

I'm available Monday to Thursday, 9 a.m. to 1 p.m. Brasília time (UTC−3). I've attached my CV.

Best regards,
Thiago Almeida

Coloque o horário com o fuso, porque muitas vezes o recrutador está em outro país. E, se a pessoa começou com Hi Thiago, você pode responder com Hi e o nome dela.

Exemplo 5: um e-mail informal para um colega

Nem todo e-mail em inglês precisa ser formal. Para um colega com quem você já trabalha, o tom é parecido com uma mensagem:

Subject: Slides for Thursday

Hi Mark,

Quick one: could you send me the slides for Thursday's call? I want to add the new numbers before we meet.

Thanks!
Bia

Num e-mail informal você pode cortar a frase de motivo, usar contrações (I'm, you're) e terminar com Thanks! ou Best,. O que não muda: um pedido claro.

Cinco erros de brasileiros em e-mails

1. “Any doubt, let me know.” Doubt é desconfiança, incerteza. Use If you have any questions, let me know.
2. “Dear Mr. João,” Mr. e Ms. vão com o sobrenome: Dear Mr. Pereira,. Com o primeiro nome, tire o título: Hi João,.
3. “I stay waiting your return.” Use I look forward to hearing from you. E wait sempre pede for.
4. “Follow attached the report.” Use Please find attached the report ou, mais simples, I've attached the report.
5. Frases de 60 palavras. Em português, um parágrafo comprido cheio de vírgulas soa elegante; em inglês é difícil de ler. Uma ideia por frase.

Mais erros assim, com explicação, nos erros comuns de brasileiros em inglês.

Revise o e-mail antes de enviar

Mesmo seguindo a estrutura, um “I have 30 years” ou um “since three years” escapa fácil quando você escreve com pressa. O Lingently verifica seu e-mail dentro do Gmail ou do Outlook no Android: você toca no personagem, vê cada correção com uma linha em português explicando o porquê e, no Pro, pode mudar o e-mail inteiro para um tom mais formal, mais amigável ou mais curto. Veja como funciona o corretor de inglês.